Trong dịp đầu năm mới, tôi cũng muốn đưa một vấn đề nhỏ có liên quan đến khái niệm chất lượng để mọi người cùng bàn và có cách nhìn rộng hơn đối với vấn đề chất lượng. Tôi cũng xin tạm đặt tên là bàn về văn hóa chất lượng.
Văn hóa chất lượng là gì? Văn hóa chất lượng hiểu và diễn đạt một cách đơn giản là những suy nghĩ, quan điểm và định hướng của một người, một tổ chức đến chất lượng của mọi thứ trong cuộc sống, trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt đến các mức chất lượng tốt hơn qua thời gian (công việc, sản phẩm, quá trình, các vấn đề khác trong cuộc sống,…).
Đối với một doanh nghiệp, đó là các quan điểm và định hướng đều nhằm đến nâng cao chất lượng của các yếu tố của doanh nghiệp (chất lượng của các nguồn lực như nguồn nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, môi trường, điều kiện làm việc,…, sản phẩm, quá trình làm việc,…). Luôn luôn thường trực suy nghĩ trong lãnh đạo, cán bộ nhân viên của doanh nghiệp về việc làm thế nào để mọi thứ ngày càng tốt hơn. Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể nâng cao được chất lượng trong doanh nghiệp.
Còn đối với cá nhân, những quan điểm và định hướng về chất lượng cũng phải luôn thường trực để làm thế nào chúng ta nâng cao được chất lượng của mọi thứ (như tri thức, thông tin, công việc, hoạt động, cuộc sống sinh hoạt,…).
Bởi vì một lý do rất đơn giản, nếu chúng ta không nghĩ đến chất lượng (cái gì và mức độ cần đạt được của chúng) thì chúng ta cũng không biết là mình muốn cái gì, ở mức chất lượng như thế nào và làm cách nào để chúng ta có thể đạt được mức chất lượng đó.
Như vậy quá trình hình thành và phát triển của văn hóa chất lượng có thể khái quát như sau:
- Hình thành tư tưởng và quan điểm về chất lượng: Luôn thường trực mong muốn cải tiến mọi thứ trong cuộc, luôn luôn có suy nghĩ phải có cái đó (công việc, sản phẩm, quá trình) tốt hơn. Đây là bước đầu rất quan trọng, nó quyết định văn hóa chất lượng tốt hay xấu.
- Xác định được mức chất lượng hiện tại: Hiện tại yếu tố đó đang ở mức nào (tốt ở điểm nào, chưa tốt ở điểm nào) và chúng ta mong muốn đạt được ở mức nào?
- Hình thành lộ trình để đạt được các mức chất lượng đó và xác định phương pháp thực hiện để đạt được các mức chất lượng đó: Lộ trình này càng được phân đoạn nhỏ và ngắn thì càng dễ thực hiện. Hình thành nên các phương pháp thống nhất trong việc đạt được các mức chất lượng đó.
- Kiên trì và nhất quán trong việc thực hiện các biện pháp đó: Kiên trì ở đây được thể hiện là mọi việc nên được suy nghĩ và hoạch định rất cẩn thận, không phải vội vàng và thực hiện một cách từ từ nhưng phải dứt điểm xong từng việc. Chúng ta nên tin tưởng vào những gì đã hoạch định và thực hiện đến cùng các công việc đó. Thông thường chúng ta hay dao động về việc thực hiện vì không thấy kết quả ngay, tưởng tượng ra một khối lượng công việc khổng lồ trước mắt không thể làm xuể và dẫn đến nản lòng. Do vậy việc chia nhỏ công việc và làm trong từng thời gian ngắn là rất tốt. Chúng ta nên hình dung kết quả của từng giai đoạn thôi.
- Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và trao phần thưởng cho những kết quả đó: Sau từng giai đoạn nhất định, chúng ta nhìn lại kết quả thực hiện đã đạt được mức mong muốn của chúng ta hay không (Chắc chắn là sẽ hơn mức ban đầu!)? Rút ra kinh nghiệm trong quá trình thực hiện để có thể thực hiện tốt hơn ở lần sau. Đồng thời chúng ta hay trao những phần thường cho kết quả đó (có thể là bản thân tự cho mình lời khen, hoặc có thể nhận được những lời khen của người khác). Nhưng điều đó cũng không quan trọng mà quan trọng là chúng ta đã nổ lực và có kết quả của chính chúng ta.
Những phần thưởng cho kết quả có chất lượng là thương hiệu và uy tín tăng lên, kết quả kinh doanh tốt hơn, đóng góp nhiều hơn cho công đồng xã hội (doanh nghiệp), thương hiệu cá nhân tốt hơn, hiệu quả công việc cao hơn, tri thức tích lũy được nhiều hơn, tiền lương, thưởng cao hơn, được đề bạt lên vị trí cao hơn (mỗi người). Tất cả những phần thưởng đó là kết quả tự nhiên của những nổ lực hướng đến chất lượng cao hơn của mỗi cá thể chứ không phải là lý do để mỗi cá nhân hướng đến.
Tuy nhiên, mỗi cá nhân và tổ chức cần phải có phương pháp và công cụ trong quá trình hình thành và phát triển văn hóa chất lượng. Sau đây là một số công cụ có thể áp dụng:
Triết lý cải tiến Kaizen (Nhật Bản): Tư tưởng của phương pháp này là việc cải tiến thường xuyên và liên tục theo từng bước nhỏ. Phương pháp này giúp mỗi người hình thành được tư tưởng, suy nghĩ về việc cải tiến liên tục nhằm đạt được chất lượng tốt hơn. Trong công việc cũng như trong đời sống, mỗi người nên hình thành cho mình tư tưởng này. Với tư tưởng này, mỗi người sẽ thấy được việc nâng cao hiệu quả và chất lượng của mọi việc là quan trọng và cách thức cải tiến là rất từ từ theo từng bước nhỏ, không nóng vội.
Vòng tròn chất lượng PDCA (Deming): Chúng ta mong muốn cải tiến, vậy cải tiến bằng phương pháp nào? Vòng tròn PDCA giúp chúng ta biết cách quản lý các công việc và có một phương pháp thực hiện thống nhất trong mọi công việc. Từ việc hoạch định (plan) mục đích, mục tiêu và các bước thực hiện công việc từ nhỏ đến lớn, thực hiện (do) theo những gì đã hoạch định đó, kiểm tra (check) trong và sau quá trình thực hiện, hành động (act) để thay đổi, rút kinh nghiệm đối với quá trình thực hiện. Cứ như vậy, vòng tròn này cứ lặp lại đối với tất cả các công việc.
Phương pháp giải quyết vấn đề: Trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày, chúng ta có gặp rất nhiều vấn đề khác nhau và chúng ta đã xử lý chúng như thế nào? Chúng ta cũng cần phải có một phương pháp thống nhất cho việc giải quyết các vấn đề đó. Quá trình giải quyết các vấn đề bao gồm các bước sau: Xác định vấn đề đó là gì và mô tả chúng một cách rõ ràng, tìm hiểu nguyên nhân và xác định ra nguyên nhân chủ yếu (gốc rể) của vấn đề đó, xác định các biện pháp để giải quyết nguyên nhân chủ yếu đó vì khi đó mới giải quyết triệt để được vấn đề chứ không phải giải quyết bề nổi của vấn đề, đánh giá lại kết quả giải quyết vấn đề xem đã được giải quyết xong chưa, nếu chưa xong thì tiếp tục chu trình này.
Các phương pháp trên được áp dụng cho mỗi cá nhân và đối với tổ chức thì cần phải làm thế nào để mỗi cá nhân trong tổ chức đó hiểu rõ được các phương pháp đó. Bên cạnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp còn phải sử dụng các công cụ mang tính hệ thống khác nhằm hỗ trợ cho công tác cải tiến chất lượng như hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO (ISO 9000, ISO 14000, ISO 22000, ISO 17025, ISO 27000, ISO/TS 16949, …), Balance Scorecard, TPM, TPS, SPC, QCC…
Với văn hóa chất lượng như vậy, theo tôi, cuộc sống của mỗi cá nhân sẽ ngày càng tốt hơn (chất lượng hơn), mỗi doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển một cách bền vững không chỉ trên thị trường trong nước mà cả thị trường ở nước ngoài và để tạo ra một nền tảng chất lượng vững chắc của quốc gia thì cần phải tạo ra nền tảng chất lượng của từng cá nhân, từng doanh nghiệp. Có như vậy, trong một thời gian không xa Việt nam có thể theo kịp mức văn hóa chất lượng như nước Nhật ngày nay.
Lê Minh Cương