Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế trong khu vực và thế giới, với nguồn hàng hóa ngày càng đa dạng, đặc biệt là các mặt hàng nhập ngoại, người tiêu dùng có yêu cầu ngày càng cao về chất lượng của các loại hàng hoá với giá cả ở mức có thể chấp nhận. Nếu doanh nghiệp có 1 phương thức kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả thì doanh nghiệp đó có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường.
Các công cụ thống kê đã được giáo sư Ishikawa phổ biến và áp dụng thành công trong quá trình kiểm soát chất lượng ở các doanh nghiệp Nhật Bản trong những năm 1960 của thế kỷ XX, các sản phẩm hàng hoá của Nhật Bản sản xuất ra có thể cạnh tranh được với hàng hoá của Mỹ và các nước Tây Âu lúc bấy giờ. Kiểm soát chất lượng là một đòi hỏi cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam nhằm đảm bảo hàng hoá sản xuất ra có thể cạnh tranh được với các sản phẩm trên thị trường và việc áp dụng các công cụ thống kê là một giải pháp hữu hiệu.
1. Vai trò của hoạt động kiểm soát chất lượng:
Hoạt động kiểm soát chất lượng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp:
- Giảm chi phí cho các sản phẩm sai hỏng: giảm chi phí nguyên vật liệu, chi phí máy móc thiết bị, nhiên liệu, nhân công và các chi phí giải quyết các vấn đề có liên quan đến khách hàng;
- Tăng năng suất lao động: Năng suất lao động thường được tính bằng số đơn vị sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian. Khi số sản phẩm lỗi càng lớn thì số sản phẩm đạt yêu cầu sản xuất ra trong một đơn vị thời gian càng ít và doanh nghiệp còn phải mất thời gian cho việc sửa chữa/loại bỏ các sản phẩm lỗi này, nếu không có các sản phẩm lỗi này thì thời gian đó được sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm tốt cho doanh nghiệp. Số lượng sản phẩm lỗi càng giảm sẽ góp phần tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.
- Tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm: Việc giảm được các sản phẩm sai lỗi đảm bảo cung cấp các sản phẩm có chất lượng cho khách hàng và uy tín của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Doanh số bán của doanh nghiệp ngày càng tăng lên. Việc giảm các chi phí sai hỏng và tăng năng suất lao động góp phần vào việc giảm giá thành của sản phẩm. Một sản phẩm vừa đảm bảo chất lượng vừa có giá thành thấp thì tất yếu sẽ có tính cạnh tranh cao hơn trên thị trường.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể kiểm soát các vấn đề chất lượng một cách hiệu quả?
2. Hoạt động kiểm soát chất lượng:
Hoạt động kiểm soát chất lượng bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Xác định vấn đề cần kiểm soát:
Khi các nhà quản lý nhận thấy rằng đang có các vấn đề đang tồn tại hay các vấn đề cần cải tiến thì chúng cần phải được mô tả một cách rõ ràng để mọi người trong đơn vị có thể biết được vấn đề gì đang xảy ra, thông số nào phản ánh về vấn đề đó và mục đích của việc kiểm soát các vấn đề đó là gì?
- Phân tích thực trạng:Sau khi đã xác định được vấn đề đang xảy ra tại doanh nghiệp thì nhà quản lý cần phải xem vấn đề đó tồn tại ở mức độ nào? Mức độ ảnh hưởng của vấn đề như thế nào? Cần phải có các hành động xử lý không? Các nhà quản lý cần phải thu thập dữ liệu và tiến hành đánh giá mức độ của vấn đề dựa trên dữ liệu đó.
- Phân tích nguyên nhân của vấn đề:Sau khi phân tích thực trạng, các nhà quản lý cần phải phân tích và tìm ra các nguyên nhân gốc rễ để loại trừ tận gốc vấn đề, tránh sự lặp lại các vấn đề đó. Các nhà quản lý cần xác định nguyên nhân nào là chủ yếu để tập trung giải quyết và khi các nguyên nhân này đã được giải quyết thì sẽ triệt tiêu được vấn đề.
- Đề ra các giải pháp và thực hiện giải pháp:
Các nhà quản lý cần phân biệt biện pháp xử lý và hành động xử lý. Biện pháp xử lý là hành động được tiến hành trên đối tượng có khuyết tật nhằm đưa đối tượng trở lại trạng thái chấp nhận được hoặc loại bỏ. Hành động xử lý là hành động được tiến hành để ngăn ngừa sự tái diễn các khuyết tật trên đối tượng đó. Các biện pháp đưa ra là nhằm xử lý các nguyên nhân gốc rể của vấn đề.
- Theo dõi quá trình:Sau khi giải pháp đã được tiến hành, quá trình cần được theo dõi để xem mức độ hiệu quả của các giải pháp như thế nào và vấn đề còn tồn tại ở mức độ nào? Các vấn đề thường biểu hiện qua các thông số kỹ thuật của sản phẩm, bán thành phẩm hay các yếu tố đầu vào khác và việc theo dõi các vấn đề thường dựa trên các thông số đó.
- Tiếp tục đưa ra các biện pháp cải tiến:
Tại một thời điểm, quá trình có thể được coi là chấp nhận được nhưng ban lãnh đạo cần có những thay đổi nhằm đáp ứng ngày càng cao các yêu cầu của thị trường. Khi đó các nhà quản lý sử dụng các bước tương tự như các bước kiểm soát chất lượng trên đây.
3. Mối liên hệ giữa hoạt động kiểm soát chất lượng và các công cụ cơ bản:Sau đây là một số công cụ thống kê đang được áp dụng phổ biến hiện nay:
Sơ đồ quá trình (Flow chart) được sử dụng để phác hoạ các hoạt động hoặc các công đoạn tạo ra sản phẩm theo một trình tự nhất định từ lúc tiếp nhận các đầu vào đến khi kết thúc quá trình. Sơ đồ sử dụng nhằm xác định các vấn đề/nguyên nhân một cách dễ dàng.
Phiếu kiểm tra (Checksheet) được sử dụng để thu thập, sắp xếp và trình bày các thông tin/dữ liệu. Dữ liệu là đầu vào của các công cụ khác.
Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram) là một công cụ được sử dụng để biểu thị mối quan hệ giữa đặc tính chất lượng và các nhân tố ảnh hưởng đến đặc tính đó. Phương pháp Brainstorming và phương pháp 5 câu hỏi tại sao? là các công cụ để hỗ trợ cho việc sử dụng biểu đồ nhân quả một cách hiệu quả.
Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram) là một biểu đồ hình cột được sử dụng để phân loại các nguyên nhân/nhân tố ảnh hưởng theo mức độ quan trọng của chúng đối với vấn đề. Sử dụng biểu đồ này giúp cho nhà quản lý nhận biết được cần phải tập trung xử lý những nguyên nhân nào, nhân tố nào.
Biểu đồ phân bố (Histogram) được sử dụng để theo dõi sự phân bố của các thông số của sản phẩm/quá trình và từ đó đánh giá được năng lực của quá trình đó.
Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) được sử dụng để theo dõi sự biến động của các thông số về đặc tính chất lượng của sản phẩm/quá trình.
Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) được sử dụng để phân tích mối quan hệ giữa 2 nhân tố. Dựa vào việc phân tích biểu đồ có thể thấy được nhân tố này phụ thuộc như thế nào vào một nhân tố khác và mức độ phụ thuộc giữa chúng.
Các nhà quản lý có thể sử dụng một hay một số các công cụ này trong các bước kiểm soát chất lượng.
4. Một số khuyến nghị cho các doanh nghiệp khi áp dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng:- Cam kết của lãnh đạo về chất lượng được thể hiện bằng chính sách chất lượng được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, môi trường làm việc và các cơ chế khuyến khích cho hoạt động kiểm soát chất lượng.
- Cán bộ công nhân viên cần có kiến thức về các công cụ thống kê và các kỹ năng cần thiết cho hoạt động kiểm soát chất lượng như kỹ năng làm việc nhóm (teamwork), kaizen, brainstorming và 5 why.
- Sử dụng các phần mềm máy tính trong việc phân tích và xử lý số liệu. Các công cụ thống kê có thể xây dựng và sử dụng trên phần mềm máy tính Microsoft Office Excel.
- Các doanh nghiệp cần triển khai chương trình 5S nhằm hỗ trợ cho hoạt kiểm soát chất lượng.
Từ giữa thế kỷ XX, hoạt động kiểm soát chất lượng trong các doanh nghiệp của Nhật Bản đã tạo ra danh tiếng của hàng hóa trên khắp thị trường thế giới. Các doanh nghiệp ở Việt nam cũng cần có biện pháp nhằm đưa hàng hóa Việt vươn ra thị trường thế giới.
Lê Minh Cương