Hiện nay nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong việc làm chủ tiến trình quản lý chất lượng khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng. Khi quy mô hoạt động nhỏ, các nhà quản lý thường trực tiếp chỉ đạo các công việc cụ thể cho các bộ phận nhưng quy mô ngày càng lớn, việc chỉ đạo gặp nhiều khó khăn đặc biệt là làm cho các nhà quản lý luôn ngập đầu vào các công việc mang tính sự vụ, không còn thời gian dành cho việc suy nghĩ các vấn đề lớn mang tầm chiến lược. Một khó khăn nữa là các các chủ doanh nghiệp/nhà quản lý cấp cao cảm thấy không còn đủ sức để làm chủ các quá trình tạo ra chất lượng của sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Do vậy nhu cầu tìm kiếm một phương thức quản lý mới cho phù hợp với điều kiện kinh doanh mới là một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp.
Một phương thức quản lý có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn đó là quản lý theo vòng tròn chất lượng PDCA, mô hình này được Tiến sĩ Deming phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản vào những năm 50 của thế kỷ XX. Việc áp dụng vòng tròn chất lượng Deming có thể giúp nhà quản lý trong việc:
+ Theo dõi và kiểm soát các công việc/các quá trình trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tạo ra sản phẩm có chất lượng.
+ Dành nhiều thời gian cho công việc quản lý mang tính chiến lược và giảm thời gian can thiệp vào các công việc sự vụ trong hoạt động của doanh nghiệp.
+ Nâng cao hiệu quả và cải tiến không ngừng các hoạt động của doanh nghiệp.
Lý thuyết về vòng tròn chất lượng Deming:
Một phương thức quản lý có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn đó là quản lý theo vòng tròn chất lượng PDCA, mô hình này được Tiến sĩ Deming phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản vào những năm 50 của thế kỷ XX. Việc áp dụng vòng tròn chất lượng Deming có thể giúp nhà quản lý trong việc:
+ Theo dõi và kiểm soát các công việc/các quá trình trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tạo ra sản phẩm có chất lượng.
+ Dành nhiều thời gian cho công việc quản lý mang tính chiến lược và giảm thời gian can thiệp vào các công việc sự vụ trong hoạt động của doanh nghiệp.
+ Nâng cao hiệu quả và cải tiến không ngừng các hoạt động của doanh nghiệp.
Lý thuyết về vòng tròn chất lượng Deming:
Theo Tiến sĩ W. Edward Deming, quản lý và cải tiến chất lượng được thực hiện theo chu trình Plan - Do - Check - Act (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) đối với các hoạt động trong doanh nghiệp. Nội dung của các giai đoạn trong vòng tròn này có thể tóm tắt như sau:
Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và kế hoạch triển khai nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra.
Do (Thực hiện): Thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Check (Kiểm tra): Kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện các kế hoạch.
Act (Hành động): Dựa vào việc kiểm tra và đánh giá, đề ra những hành động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả đề ra hoặc bắt đầu lại chu trình mới với những thông tin đầu vào vào mới.
Ban đầu vòng tròn PDCA được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản lý nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại, ngày nay nó được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Áp dụng vòng tròn chất lượng Deming trong quản lý doanh nghiệp:
a/ Plan (Lập kế hoạch):
Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định, các nhà quản lý tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Việc kiểm soát và theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh có thể dựa vào các loại kế hoạch sau đây:
- Kế hoạch công việc của các bộ phận/phòng ban, kế hoạch này có thể được lập theo ngày/tuần/tháng, từng cá nhân trong bộ phận lập kế hoạch công việc của mình và trưởng bộ phận tập hợp, sau đó tổng hợp lại để đưa kế hoạch của bộ phận cho lãnh đạo cấp trên. Dựa vào bản kế hoạch này nhà quản lý các cấp có thể theo dõi được trong tuần các cán bộ/phòng ban sẽ làm những công việc gì, kết quả dự kiến như thế nào? Trên cơ sở đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh/sắp xếp thích hợp các công việc của cá nhân/bộ phận,phòng ban.
- Kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, kế hoạch có thể được lập theo tuần/tháng/quý. Các hoạt động của doanh nghiệp thường được lập là:
Kế hoạch bán hàng: Kế hoạch được lập dựa vào các đơn hàng đã ký và lượng bán hàng dự kiến bao gồm các thông tin như khối lượng sản phẩm bán, chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng.
Kế hoạch nguyên vật liệu: Kế hoạch về chủng loại và khối lượng mỗi nguyên vật liệu cho sản xuất, thời điểm mua, …Đồng thời doanh nghiệp phải có được kế hoạch về tài chính cho việc mua nguyên vật liệu. Kế hoạch này được lập dựa vào kế hoạch bán hàng và khối lượng nguyên vật liệu trong kho.
Kế hoạch sản xuất: Kế hoạch các nguồn lực cho sản xuất (nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu…), thời gian sản xuất, tiến độ sản xuất. Kế hoạch càng cụ thể cho từng loại sản phẩm càng tốt.
Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể thiết kế các biểu mẫu kế hoạch này nhằm làm sao theo dõi quá trình thực hiện công việc và vận hành các quá trình trong doanh nghiệp một cách thuận lợi và có hiệu quả nhất.
b/ Do (Thực hiện):
Các cán bộ/bộ phận, phòng ban thực hiện các công việc/kế hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp. Đối với các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:2000, các quy trình tác nghiệp này đã được xây dựng một cách rõ ràng.
c/ Check (Kiểm tra/đánh giá):
Trong quá trình thực hiện các kế hoạch, tùy theo tầm quan trọng của các công việc, nhà quản lý có thể kiểm tra công việc vào một thời điểm nhất định mà họ thấy cần thiết nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo các mục tiêu đề ra.
Một điểm cần lưu ý là chủ các doanh nghiệp/các nhà quản lý cấp cao nên phân quyền cho các cấp quản lý trung gian nhằm giảm thiểu thời gian không cần thiết cho việc kiểm tra thực hiện các công việc, còn mức độ phân quyền như thế nào thì phụ thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng của hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời nhà quản lý cần khuyến khích việc trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện công việc giữa các cấp quản lý và nhân viên với các cấp quản lý để nắm được tình hình thực hiện các kế hoạch đặt ra nhằm có các hỗ trợ cần thiết cho người thực hiện hoàn thành tốt công việc.
Các nhà quản lý có thể kiểm tra/đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thông qua nhiều hình thức khác nhau như qua báo cáo công việc và bản tự đánh giá của của cá nhân/phòng ban/bộ phận, các cuộc họp giao ban ngày/tuần/tháng hoặc việc kiểm tra trực tiếp đối với công việc tại thời điểm cần thiết.
Qua việc kiểm tra/đánh giá này các nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát các công việc được thực hiện và những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện để có các biện pháp can thiệp kịp thời.
d/ Act (Điều chỉnh/cải tiến):
Điều chỉnh/cải tiến là các biện pháp can thiệp của các nhà quản lý nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.
Dựa trên hoạt động kiểm tra/đánh giá, có thể tiến hành điều chỉnh/cải tiến theo 2 hình thức:
- Điều chỉnh/cải tiến ngay trong quá trình thực hiện các kế hoạch.
- Điều chỉnh/cải tiến sau khi đã kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch. Hoạt động này được tiến hành nhằm đúc rút kinh nghiệm và cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các chu trình tiếp theo.
Hoạt động đánh giá/cải tiến thường là các biện pháp nhằm thay đổi các kế hoạch hoặc các điều kiện/hoạt động trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và kế hoạch triển khai nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra.
Do (Thực hiện): Thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Check (Kiểm tra): Kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện các kế hoạch.
Act (Hành động): Dựa vào việc kiểm tra và đánh giá, đề ra những hành động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả đề ra hoặc bắt đầu lại chu trình mới với những thông tin đầu vào vào mới.
Ban đầu vòng tròn PDCA được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản lý nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại, ngày nay nó được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Áp dụng vòng tròn chất lượng Deming trong quản lý doanh nghiệp:
a/ Plan (Lập kế hoạch):
Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định, các nhà quản lý tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Việc kiểm soát và theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh có thể dựa vào các loại kế hoạch sau đây:
- Kế hoạch công việc của các bộ phận/phòng ban, kế hoạch này có thể được lập theo ngày/tuần/tháng, từng cá nhân trong bộ phận lập kế hoạch công việc của mình và trưởng bộ phận tập hợp, sau đó tổng hợp lại để đưa kế hoạch của bộ phận cho lãnh đạo cấp trên. Dựa vào bản kế hoạch này nhà quản lý các cấp có thể theo dõi được trong tuần các cán bộ/phòng ban sẽ làm những công việc gì, kết quả dự kiến như thế nào? Trên cơ sở đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh/sắp xếp thích hợp các công việc của cá nhân/bộ phận,phòng ban.
- Kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, kế hoạch có thể được lập theo tuần/tháng/quý. Các hoạt động của doanh nghiệp thường được lập là:
Kế hoạch bán hàng: Kế hoạch được lập dựa vào các đơn hàng đã ký và lượng bán hàng dự kiến bao gồm các thông tin như khối lượng sản phẩm bán, chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng.
Kế hoạch nguyên vật liệu: Kế hoạch về chủng loại và khối lượng mỗi nguyên vật liệu cho sản xuất, thời điểm mua, …Đồng thời doanh nghiệp phải có được kế hoạch về tài chính cho việc mua nguyên vật liệu. Kế hoạch này được lập dựa vào kế hoạch bán hàng và khối lượng nguyên vật liệu trong kho.
Kế hoạch sản xuất: Kế hoạch các nguồn lực cho sản xuất (nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu…), thời gian sản xuất, tiến độ sản xuất. Kế hoạch càng cụ thể cho từng loại sản phẩm càng tốt.
Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể thiết kế các biểu mẫu kế hoạch này nhằm làm sao theo dõi quá trình thực hiện công việc và vận hành các quá trình trong doanh nghiệp một cách thuận lợi và có hiệu quả nhất.
b/ Do (Thực hiện):
Các cán bộ/bộ phận, phòng ban thực hiện các công việc/kế hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp. Đối với các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:2000, các quy trình tác nghiệp này đã được xây dựng một cách rõ ràng.
c/ Check (Kiểm tra/đánh giá):
Trong quá trình thực hiện các kế hoạch, tùy theo tầm quan trọng của các công việc, nhà quản lý có thể kiểm tra công việc vào một thời điểm nhất định mà họ thấy cần thiết nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo các mục tiêu đề ra.
Một điểm cần lưu ý là chủ các doanh nghiệp/các nhà quản lý cấp cao nên phân quyền cho các cấp quản lý trung gian nhằm giảm thiểu thời gian không cần thiết cho việc kiểm tra thực hiện các công việc, còn mức độ phân quyền như thế nào thì phụ thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng của hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời nhà quản lý cần khuyến khích việc trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện công việc giữa các cấp quản lý và nhân viên với các cấp quản lý để nắm được tình hình thực hiện các kế hoạch đặt ra nhằm có các hỗ trợ cần thiết cho người thực hiện hoàn thành tốt công việc.
Các nhà quản lý có thể kiểm tra/đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thông qua nhiều hình thức khác nhau như qua báo cáo công việc và bản tự đánh giá của của cá nhân/phòng ban/bộ phận, các cuộc họp giao ban ngày/tuần/tháng hoặc việc kiểm tra trực tiếp đối với công việc tại thời điểm cần thiết.
Qua việc kiểm tra/đánh giá này các nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát các công việc được thực hiện và những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện để có các biện pháp can thiệp kịp thời.
d/ Act (Điều chỉnh/cải tiến):
Điều chỉnh/cải tiến là các biện pháp can thiệp của các nhà quản lý nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.
Dựa trên hoạt động kiểm tra/đánh giá, có thể tiến hành điều chỉnh/cải tiến theo 2 hình thức:
- Điều chỉnh/cải tiến ngay trong quá trình thực hiện các kế hoạch.
- Điều chỉnh/cải tiến sau khi đã kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch. Hoạt động này được tiến hành nhằm đúc rút kinh nghiệm và cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các chu trình tiếp theo.
Hoạt động đánh giá/cải tiến thường là các biện pháp nhằm thay đổi các kế hoạch hoặc các điều kiện/hoạt động trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Bằng việc áp dụng phương thức quản lý theo vòng tròn chất lượng Deming, các doanh nghiệp Nhật Bản đang ngày càng lớn mạnh, họ thâm nhập vào thị trường của các quốc gia khác trên thế giới nhưng họ vẫn kiểm soát được chất lượng các hoạt động của mình. Đây là một bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình vươn ra thị trường thế giới.
Lê Minh Cương