Ngày nay, khi yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, năng suất chất lượng trở thành một công cụ cạnh tranh hiệu quả. Các doanh nghiệp Việt nam đang ngày càng phát triển với quy mô lớn hơn, hoạt động trong môi trường yêu cầu ngày càng năng động và chuyên nghiệp hơn. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến năng suất chất lượng trên nhiều phương diện, trong đó con người là yếu tố quyết định. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, thực hành 5S đã mang lại hiệu quả thiết thực cho nhiều doanh nghiệp Nhật bản và đã trở thành một triết lý sống của con người Nhật Bản. Thực hành tốt 5S sẽ tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái, hơn nữa sẽ thay đổi suy nghĩ của người lao động về nơi làm việc và phát huy tính sáng tạo của mỗi người.
Ở Việt nam, 5S đang ngày càng trở thành một công cụ quan trọng và nền tảng để các doanh nghiệp triển khai hiệu quả các hệ thống quản lý và các chương trình cải tiến năng suất chất lượng khác của doanh nghiệp.
5S là gì?
5S xuất phát từ chữ cái đầu của 5 từ tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
Seiri (Sàng lọc) – Sàng lọc những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc và loại bỏ chúng;
Seiton (Sắp xếp) – Giữ những thứ cần thiết ở đúng vị trí của chúng sao cho dễ dàng trong việc tìm kiếm và sử dụng;
Seiso (Sạch sẽ) – Giữ mọi thứ ở nơi làm việc luôn được sạch sẽ;
Seiketsu (Săn sóc) – Luôn duy trì trạng thái của 3S đầu;
Shitsuke (Sẵn sàng) – Tạo ra thói quen duy trì các thủ tục về 5S đã được thiết lập;
Các bước triển khai thực hành 5S
Theo kinh nghiệm thực hành tại nhiều doanh nghiệp, một phương pháp tiếp cận để triển khai thực hành tốt 5S là đi từ tổng thể đến từng khu vực cụ thể, các khu vực được chia thành các khu vực nhỏ thì việc thực hành càng có hiệu quả và càng dễ thực hiện. Theo phương pháp này, việc triển khai thực hành 5S bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đào tạo cán bộ công nhân viên về thực hành 5S: Thông qua việc tìm hiểu tài liệu hoặc tham gia các khóa học, đào tạo ở bên ngoài. Tuy nhiên để đảm bảo tính kinh tế, các doanh nghiệp thường tự tổ chức các khóa đào tạo cho tất cả cán bộ công nhân viên của mình.
Bước 2: Tổ chức thực hành 3S (Seiri, Seiton, Seiso) trong toàn công ty: Bước này giúp cho doanh nghiệp hình thành 1 tổng thể ban đầu của doanh nghiệp về vị trí và các khu vực lớn như khu vực sản xuất, khu vực văn phòng, khu vực kho và đảm bảo được tính 3S đầu của khu vực lớn;
Bước 3: Phân chia các khu vực lớn thành các khu vực nhỏ hơn: Trong các khu vực nhỏ đó sẽ tiếp tục phân chia cho đến lúc thành các đơn vị nhỏ nhất. Đối với bộ phận sản xuất, chúng ta chia thành các khu vực nhỏ hơn theo các tổ sản xuất hoặc theo chức năng. Ví dụ, 1 xưởng dệt len có thể được phân chia thành các tổ như tổ dệt điện tử, tổ dệt thủ công, tổ may, khu vực chờ nhập kho,…
Trong từng khu vực nhỏ (tổ may chẳng hạn) chia thành các khu vực nhỏ hơn (khu vực kiểm tra trước khi may, khu vực kết nối các mảnh, khu vực cắt, khu vực may, khu vực hàng chờ chuyển đi,…) và trong từng khu vực như vậy lại chia nhỏ hơn nữa,…
Bước 4: Đưa ra các tiêu chí thực hành 5S đối với từng khu vực: Doanh nghiệp (nhóm phụ trách thực hành 5S) phải đặt ra các câu hỏi đối với từng chữ S: Việc sàng lọc như thế nào? Sắp xếp như thế nào là gọn gàng, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy? Thế nào được gọi là sạch sẽ? Các câu hỏi này phải được những người ở khu vực đó trả lời cho từng vị trí làm việc hay khu vực mà mình phụ trách.
Bước 5: Theo dõi, đánh giá và cải tiến thực hành 5S tại từng khu vực, bộ phận: Hoạt động này cần có người thực hiện thường xuyên và doanh nghiệp cần có cơ chế khuyến khích các bộ phận đơn vị có các ý kiến cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động thực hành 5S. Hoạt động này có thể thông qua việc kiểm tra, đánh giá hàng ngày, định kỳ. Có thể tổ chức việc thi đua, khen thưởng,… qua bảng tin tức về 5S của doanh nghiệp. Hoạt động này cần phải được tiến hành thường xuyên trong giai đoạn đầu thực hành 5S nhằm tạo ra ý thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.
Những khó khăn trong quá trình thực hành 5S
Thiếu sự quan tâm của lãnh đạo trong việc tổ chức thực hành 5S, nhiều lãnh đạo cho rằng doanh nghiệp đang ở trong tình trạng hoạt động tốt thì không cần bất cứ thay đổi gì nữa, cứ như vậy cũng không có vấn đề gì. Do vậy họ không quan tâm nhiều đến việc tổ chức sản xuất như thế nào mà chỉ quan tâm đến việc kiếm được nhiều hợp đồng và sản xuất phải đáp ứng các hợp đồng đó là ổn, giao hàng đôi khi cũng chậm hơn một chút nhưng cũng không sao. Khách hàng vẫn chấp nhận được!!! Họ không nghĩ rằng nếu doanh nghiệp tổ chức sản xuất tốt thì lợi ích mà doanh nghiệp có được trong tương lai là rất lớn và là nền tảng đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển ngày càng bền vững hơn.
Cán bộ công nhân viên biết về 5S là gì nhưng cách thức để thực hành 5S ra thực tế như thế nào thì hầu hết mọi người trong doanh nghiệp đều chưa biết. Ai cũng biết được là phải sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ nhưng hôm nay thực hiện được nhưng ngày mai lại trở về tình trạng cũ nên mọi người trở nên chán nản.
Thực hành tốt yêu cầu sự tham gia của tất cả mọi người chứ không chỉ một nhóm người, trong khi đó không phải tất cả mọi người đều mong muốn và nhiệt tình tham gia, một số người không quen được với tình trạng gọn gàng và sạch sẽ hay họ vẫn nghĩ rằng nơi làm việc mà không có gì có nghĩa là không làm việc. Quan điểm như vậy có đúng không?
Thiếu các tiêu chí đánh giá hoặc các tiêu chí chưa rõ ràng về thực hành 5S, các doanh nghiệp khi triển khai 5S, các tiêu chí đánh giá chưa thật rõ ràng đã gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động đánh giá và giám sát việc thực hiện. Ví dụ, việc quy định để các vật/dụng cụ vào đúng vị trí của chúng nhưng vị trí đó như thế nào thì chưa thật sự rõ ràng và mọi người để vật đó vào vị trí như thế nào cũng được. Việc đưa ra quy định sàng lọc các vật dụng tại nơi làm việc như thế nào? Tần suất thực hiện ra sao?...
Các giải pháp
Lãnh đạo phải thể hiện cam kết và mức độ quan tâm về việc thực hành 5S tại doanh nghiệp, lãnh đạo cần phải thấy rõ được nhu cầu về cải tiến năng suất chất lượng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường kinh tế hiện nay. Qua đó, thấy được công cụ nào là hữu hiệu có thể áp dụng tại doanh nghiệp nhằm cải tiến các hoạt động của mình và 5S là một trong số các công cụ đó;
Lãnh đạo các doanh nghiệp cần có các biện pháp để các cán bộ công nhân viên hiểu rõ về vai trò của hoạt động cải tiến năng suất chất lượng của doanh nghiệp; Qua đó họ sẽ nâng cao tinh thần và thái độ học tập cũng như thực hành các giải pháp cho hoạt động đó, trong đó bao gồm việc áp dụng công cụ Kaizen và 5S trong hoạt động hàng ngày của họ;
Tạo ra phương pháp tổ chức triển khai thực hiện tốt việc thực hành 5S để đảm bảo duy trì môi trường làm việc tốt và tạo tinh thần làm việc cao cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp từ đó nâng cao hiệu quả công việc;
Xây dựng các tiêu chí về thực hành tốt 5S một cách rõ ràng để thuận tiện cho hoạt động theo dõi và giám sát việc thực hiện nhằm đảm bảo có hiệu lực và đạt hiệu quả cao trong hoạt động 5S.
Cần có cơ chế khen thưởng cho các nhóm, tổ hoặc cá nhân thực hành tốt 5S, việc khen thưởng và tạo ra phong trào thi đua trong toàn công ty cần thể hiện qua bảng tin thực hành 5S. Bảng tin này nhằm đưa tin về các hoạt động 5S trong doanh nghiệp (các cá nhân/ nhóm được khen thưởng, các ý tưởng cải tiến hoạt động của cá nhân/nhóm, các hình ảnh về thực hành 5S: hình ảnh tốt và xấu,…). Bảng tin này có tác dụng nâng cao lòng tự hào và tự tôn của từng nhóm/cá nhân nhằm giúp họ thực hiện ngày càng tốt hơn các tiêu chí đã đặt ra cho việc thực hành tốt 5S.
Người Nhật đã biến 5S thành một triết lý sống đem lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh và một số doanh nghiệp Nhật Bản đã mang triết lý đó vào áp dụng rất tốt ở Việt nam. Vậy tại sao chúng ta không thực hiện triết lý đó trong khi hiệu quả của nó thì vô cùng?
Lê Minh Cương